Vantaggi (e svantaggi) di un “normale” sistema documentale
Come abbiamo visto nell’articolo precedente, lasciare agli operatori una gestione arbitraria dei file aziendali può portare a diversi problemi, dalla duplicazione alla più fastidiosa perdita di documenti.
In questo articolo andremo ad analizzare brevemente quelli che invece sono i vantaggi di una gestione dei file tramite DMS.
Risparmio di tempo
I documenti sono categorizzati e salvati tutti nello stesso posto. Non saranno più necessarie ricerche in scaffali, armadi a cassettoni o spostamenti in archivi disordinati
Recupero di spazio fisico
L’eliminazione della carta, oltre a rendere più ordinato l’ambiente di lavoro, permette di minimizzzare lo spazio di minimizzare lo spazio di archiviazione, il che, nel caso di grandi archivi, potrebbe comportare anche un risparmio economico legato all’affitto di locali o al recupero di spazi da riadibire ad aree lavorative
Accesso facilitato
La categorizzazione, la presenza di chiavi di ricerca e filtri, la possibilità di marcare documenti, la possibilità di reperire il documento da qualsiasi PC rende l’accesso ai file molto più semplice.
Ma, a fronte di questi apprezzabili vantaggi, vanno considerati anche alcuni svantaggi:
Utilizzo solo per documenti transazionali
Purtroppo, per come sono strutturati, molto spesso nei sistemi documentali vengono archiviati solamente i documenti appartenenti al ciclo attivo/passivo
Inserimento solo a fine ciclo vita
Spesso i documenti, non avendo eventi collegati all’interno del DMS, vengono inseriti nel sistema solo alla fine del loro ciclo vitale o appena prima che questo ciclo sia terminato
Limiti all’integrazione
Nei normali sistemi di archiviazione documentale, molto spesso i documenti sono elementi autonomi, senza integrazione con altri documenti appartenenti allo stesso flusso o ad eventuali raggruppamenti (es: tutti i documenti relativi ad un determinato progetto)
Questi limiti sono superati con soluzioni di “Document intelligence” come Globe DMS, di cui illustreremo i vantaggi in un articolo dedicato, ma di cui potete chiedere informazioni qui.
