Gestione rimborso spese con il DMS
La disponibilità di sviluppo delle action, mi ha recentemente permesso di creare un modulo utile in tutte le aziende: la gestione del rimborso spese per le trasferte.
Il modulo è nato da una richiesta specifica, ma mi ha dato la possibili tà di sviluppare un modulo standard e altamente personalizzabile con le richieste specifiche di ogni azienda.
Come è stata affrontata e ipotizzata la richiesta?
La gestione è stata divisa in due parti, entrambe utilizzabili sia da applicativo, da web o attraverso l’applicazione mobile.
Nell’esempio qui di seguito si è ipotizzata la registrazione di una trasferta per il dipendente da parte dell’amministrazione tramite l’applicativo Windows, mentre l’inserimento delle righe di rimborso è delegato al dipendente in trasferta ed è effettuato tramite l’app mobile:
- Inserimento trasferta: dall’amministrazione viene inserito il dato di “testata” della trasferta, indicando il dipendente, lo scopo, il tipo di trasferta , eventuali somme erogate in anticipo e la durata della trasferta sessa
- inserimento rimborso: da cellulare, in pochi semplici passaggi, il dipendente può selezionare la trasferta per la quale si sta facendo richiesta di rimborso (avendo visibilità solamente delle proprie trasferte), indicare l’importo e pochi altri semplici dati
E’ possibile dalla applicazione scattare una foto allo scontrino o alla fattura relativa alla riga di rimborso, in maniera tale che questa venga allegata all’inserimento e sia immediatamente disponibile all’amministrazione
Una volta inserite tutte le voci di rimborso necessarie, queste risulteranno visibili anche nell’applicativo, dando un immediato riscontro all’amministrazione del reale ammontare della trasferta e avendo a disposizione tutti i documenti necessari per effettuare la registrazione.
Selezionando una delle voci dall’elenco è inoltre possibile inoltre visualizzare una anteprima del documento (riquadro 1) e i collegamenti ad altri documenti, come ad esempio alla trasferta (riquadro 2), mentre effettuando un doppio click è possibile visualizzare l’immagine a massima risoluzione ed entrare nella schermata contenente tutti i dati relativi all’inserimento.
Il modello qui rappresentato è lo schema base della gestione rimborso spese pensato per una flessibilità e adattabilità estrema.
E’ stato pensato per rendere possibile rapidamente un processo di approvazione automatizzato, gestire delle notifiche via email e produrre dei file PDF riepilogativi per far fronte a tutte le esigenze.
La modularità di GLOBE, il DMS utilizzato per la realizzazione di questo applicativo, si è dimostrata ancora una volta una vera risorsa, rendendo possibile la creazione di un modulo base facilmente integrabile al proprio ERP e assolutamente integrabile nel proprio flusso documentale, e, non da meno, snellendo drasticamente i tempi di gestione dei rimborsi spese e accentrando in un unico punto tutti i documenti necessari.
La possibilità di gestire la visibilità a ruoli aziendali e la possibilità di poter esportare tutte le griglie in Excel completano il quadro
