Email, popup e ICS: tutti i modi per notificare con Globe
Grazie alle azioni integrate di Globe, è possibile richiedere azioni sul documento ad altri soggetti e monitorare lo stato della propria richiesta, ma cosa fondamentale, è possibile avvisare l’utente intestatario della richiesta, che una sua azione è necessaria.
Globe a riguardo offre diverse tipologie di notifica che permettono di avere sempre sott’occhio la situazione e velocizzare i tempi di reazione, andando a snellire i flussi e portando ad un conseguente risparmio aziendale.
Task in attesa
All’apertura del software, nella schermata iniziale, sotto la voce Task in Attesa vengono elencati tutti i documenti per i quali è richiesto un intervento dell’utente
Notifica popup
Ogni volta che lo stato di un documento cambia, e viene richiesta l’azione dell’utente, nella Sys Tray apparirà una notifica a popup, informando così l’utente di una nuova attività a suo carico
Email automatica
Ad ogni azione è possibile assegnare l’invio automatico di una email Indicante la tipologia di documento (“Test Notifiche”), il workflow relativo (“Prova Notifiche”), Il numero di documento (5), il contatto relativo, l’ID univoco del documento all’interno del documentale, eventuali note assegnate e il link per aprire direttamente il documento e poter svolgere la propria attività su di esso
Email personalizzata
Ad ogni azione di workflow, e anche possibile associare l’invio di una mail personalizzata, ovvero contentente del testo prestabilito e che presenti i valori delle chiavi del documento che interessa far vedere direttamente in mail. Nel caso qui sotto, l’ultima azione (di accettazione o rifiuto richeista ferie) ha generato una mail che ha inviato al richiedente lo stato della sua richiesta, rendendolo visibile direttamente nel corpo della mail.
E’ possibile anche allegare alla mail il documento originale o eventuali altri file
Notifica ICS
E’ possibile, nel momento in cui all’interno del documento fossero presenti delle date di tipo “data inizio” e “data fine”, generare una notifica che alleghi alla mail un file ICS, ovvero un file di calendario salvato in un formato di calendario universale utilizzato da diversi programmi di posta elettronica e di calendario, tra cui Microsoft Outlook, Google Calendar e Apple Calendar.
Questo consente agli utenti di pubblicare sul proprio calendario un reminder semplicemente cliccando sul file, oppure di condividere informazioni sul calendario sul Web e tramite e-mail.
Questo tipo di file viene universalmente utilizzato per inviare convocazioni di riunione ad altri utenti, che possono importare gli eventi nei propri calendari.
